SmartShare - Tutoriel d'utilisation
Quand utiliser SmartShare ?
Alors que l'envoi sous forme de pièces jointes de photos, vidéos et autres grosses présentations n'est généralement pas possible sous Outlook, SmartShare remédie à ce problème. Grâce à SmartShare, vous pouvez :
- transmettre par mail des documents indépendamment de leur taille
- créer des galeries de documents (et en particulier des galeries de photographies) directement consultables par vos destinataires
- sécuriser l'envoi de documents Tout ceci se fait directement depuis Outlook.
Comment utiliser SmartShare ?
Envoi de documents
Pour sélectionner les documents que vous souhaitez joindre à votre message, vous devez successivement :
- appuyer sur le bouton "Joindre des documents"
- sélectionner dans l'arborescence les fichiers correspondants
- cliquer sur "Ouvrir"
Création d'une galerie de documents
SmartShare vous permet également de générer automatiquement une page internet permettant de visualiser d'un seul coup d'oeil plusieurs documents, et le cas échéant de les télécharger, individuellement ou en une seule fois. Ceci est particulièrement pratique lorsque vous souhaitez partager avec vos correspondants des photographies. Pour créer une galerie de documents et l'ajouter à votre message, vous devez successivement :
- appuyer sur le bouton "Ajouter une galerie"
- sélectionner dans l'arborescence les fichiers correspondants
- cliquer sur "Ouvrir"
Partage de documents avec authentification
Vous avez la possibilité de sécuriser l'envoi de documents confidentiels, en vous assurant que seul(s) le/les destinataire(s) designé(s) seront en mesure d'accéder aux documents que vous transmettez, y compris si votre message était ultérieurement transféré à d'autres correspondants. Pour ce faire, vous devez successivement :- renseigner dans votre message les adresses électroniques des seuls destinataires autorisés
- appuyer sur le bouton "Ajouter une galerie sécurisée"
- sélectionner dans l'arborescence les fichiers correspondants
- cliquer sur "Ouvrir"
Accès à des documents imposant une authentification
Lorsque vous recevez un lien d'accès à une galerie de documents sécurisée, cliquez sur le lien inclus dans le message pour accéder à la page d'authentification, où il vous sera demandé de renseigner votre adresse de messagerie. Après validation, vous recevrez un message contenant un lien temporaire, dont la validité n'excède pas quelques heures, vous permettant d'accéder à la galerie de documents.
Réintégrer des documents envoyés grâce à SmartShare sous forme de pièces jointes classiques
Si vous avez reçu un message contenant des documents transmis grâce à SmartShare, vous pouvez les rapatrier sous forme de pièces jointes classiques pour y avoir accès même en mode déconnecté. Pour cela il vous suffit d'utiliser le bouton "Récupérer les pièces jointes SmartShare". [image]